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購買管理(8ページ目)


8.見積依頼

製品を購入する前に複数の仕入先から見積を受け取りたい場合に、見積依頼の機能を使うことができます。見積依頼の作成は、発注伝票を作成する前に行います。
見積依頼では、複数の製品に対する見積依頼を作成でき、それぞれの見積依頼に複数の仕入先を作成できます。
複数の仕入先の見積もりを比較した後、発注伝票と販売先に対する受注伝票を作成できます。

○見積依頼トピック

見積依頼の機能を使うには、まず見積依頼トピックを作成します。
メインメニューから
購買管理 > 見積依頼トピック
をクリックしてください。「見積依頼トピック」ウィンドウが表示されます。

○「トピック」タブ
「トピック」タブでは、作成する予定の見積依頼のトピックを設定できます。
名前を入力してください。
説明を任意で入力してください。
「アクティブ」チェックボックスは、この見積依頼トピックが見積依頼のウィンドウで表示されるかどうかを決定します。
「セルフサービス」チェックボックスは、ウェブ経由で利用者がこの見積依頼トピックに参加できるかどうかを決定します。
「印刷フォーマット」で、この見積依頼トピックのための印刷フォーマットを選択してください。見積依頼が印刷される時に、見積依頼トピックで設定した印刷フォーマットが使われます。これにより、見積依頼トピックごとに異なった印刷フォーマットを使って印刷ができます。

○「参加者」タブ
「参加者」タブでは、見積依頼トピックの参加者を確認、作成、修正できます。
ここで登録された参加者は、この見積依頼トピックを参照している見積依頼に対して、見積を提出できます。
取引先と取引先所在地を選択してください。取引先所在地は、実際に発注伝票が作成されたときに、この取引先の住所として使われます。
ユーザー/連絡先は、取引先の連絡先です。ユーザー/連絡先に設定されている電子メールアドレスは、見積依頼でメールを送信するときに使われます。
「アクティブ」チェックボックスは、この参加者が有効で見積依頼に対して応答することを示します。
加入日付と削除日付は、システムが管理する項目です。これらの項目は、取引先がウェブ経由で参加した場合に更新されます。

○「制限」タブ
「制限」タブでは、特定の取引先に見積依頼を送る時に使われる、制限の設定をすることができます。
取引先が応答する可能性のある製品や製品カテゴリーを入力してください。制限がないと取引先は、すべての製品に対して見積を作成できます。
この取引先が見積を作成する可能性のある製品または製品カテゴリーを選択してください。見積依頼が作成されて送信されたとき、ここにリストアップされた製品のみが、この取引先に対して送信されます。
説明の項目には、任意でこの制限の説明を入力できます。
1つの取引先に対して複数の制限レコードを作成できます。

○見積依頼

見積依頼トピックを作成した後の、次のステップは、実際の見積依頼を作成することです。ここで、依頼、依頼タイプ、見積が製品と数量にしたがってどのように送信されるかを設定します。
これは、すべての依頼の詳細と、取引先が応答するときに使うパラメーターを含んでいます。
見積依頼の作成や修正をするには、メインメニューから
購買管理 > 見積依頼
をクリックしてください。見積依頼ウィンドウが表示されます。

○「見積依頼」タブ

伝票番号は、入力しないと自動で設定されます。
名前は、必須項目です。
説明とコメントの入力は任意です。
「有効」チェックボックスは、この見積依頼が有効かどうかを表します。
販売担当者の項目は、この見積依頼の担当者を選択してください。
「見積依頼トピック」では、この見積依頼の見積依頼トピックを選択してください。この項目は、招待される仕入先と、この見積依頼が印刷されるときの印刷フォーマットを決定します。
「見積依頼タイプ」で選択できる、「すべての明細を見積」、「選択された明細を見積」、「合計のみ見積」は、応答として許可する内容を示します。「すべての明細を見積」を選択すると、すべての明細または完了した見積が更新されるまで、応答は完了になりません。「合計のみ見積」を選択すると、それぞれの見積明細を合計した金額の見積を応答として受け付けます。

見積依頼のそれぞれの明細は、(価格が違う可能性があるため)複数の数量を持つことがあります。
「すべての数量を見積」チェックボックスをチェックすると、各製品のすべての数量に対する金額を含めた応答を要求します。
「見積依頼」タブの「見積依頼タイプ」で「すべての明細を見積」を選択したときに表示される、「総額を見積」チェックボックスをチェックすると、応答は1つの金額になります。このチェックボックスが選択されないと、応答は、それぞれの明細に対して必要になります。
「招待された仕入先のみ」チェックボックスを選択すると、この見積依頼トピックに参加した仕入先のみが見積依頼に応答します。指定した仕入先だけが、ウェブからこの見積依頼の表示と応答をすることができます。このチェックボックスが選択されないと、すべての仕入先がウェブから応答を入力できます。
「セルフサービス」チェックボックスは、ウェブ経由での、この見積依頼への応答を許可します。「セルフサービス」が選択されないと、応答はAdempiereにログインできるユーザーが入力する必要があります。
「応答を許可」チェックボックスは、この見積依頼が現在、仕入先からの応答を受け付けている場合にチェックしてください。
応答日付と作業開始日は、仕入先が応答できる期限と、それぞれの作業が開始する日付です。
通貨は、この見積依頼の通貨です。すべての見積依頼答は、この通貨が基になります。
配送日数は、任意で注文から配送までの計画日数を入力してください。
作業完了日は、任意で予定された作業完了日を入力してください。
すべての明細と見積依頼の数量を入力した後、参加した仕入先のために空の応答を作成するため、「作成と招待」ボタンを押してください。
すべての応答を受け取ったら、「応答をランク付け」ボタンを押して、仕入先からの応答を比較およびランク付けしてください。

見積依頼タブの取引先のエリアは、この見積依頼を基に受注伝票を作成する場合に使います。これは、顧客が決定していて、見積の依頼をするときに利用できます。
受注伝票で使われる取引先、取引先の住所、ユーザー/連絡先を選択してください。
「利幅%」で、受注の利幅を入力してください。見積依頼明細で利幅%または提供価格が設定されていなかった場合、購入を決定した仕入先の価格と利幅%に基づいて、製品の販売価格が自動で生成されます。
「注文」の項目は、システムが管理する項目で、この見積依頼を使った発注が作成されたときに更新されます。
「受注を作成」ボタンは、入力した取引先情報を基にして、この見積依頼から発注を作成します。
「発注を作成」ボタンは、見積依頼で決定した仕入先の見積を基に、発注(複数の発注)を作成します。
「明細をコピー」ボタンは、既存の見積依頼から明細と数量をコピーします。この機能は、同じ内容または似た内容の見積依頼を作成するときに利用できます。
「見積依頼を締め切る」ボタンは、見積依頼を締め切って、応答の作成など、この見積依頼に関する更新を出来ないようにします。

○明細タブ
明細タブでは、この見積依頼の製品を入力します。
明細番号は何も入力しないと、自動で番号が割り当てられます。
「有効」チェックボックスは、この明細が有効なことを表します。
製品を選択して、必要ならば「個別属性セット」を選択してください。
説明とコメント/ヘルプの入力は、任意です。
作業開始日、配送日数、作業完了日の入力も任意です。

○数量タブ
数量タブに移動して、見積を依頼している明細のための数量を入力してください。
同じ製品に対して複数の数量で見積を依頼することができます。これにより仕入先に対して異なった数量での見積りを依頼できます。
「測定単位」では、この製品の見積をしたい測定単位を入力してください。
「数量」では、見積をしたい数量を入力してください。
最高応答額の項目は、システムが管理していて、すべての見積依頼応答を受け取って「応答をランク付け」処理を実行したときに更新されます。
「購買数量」をチェックすると、この数量明細が発注伝票のために使われます。
「提供数量」をチェックすると、この数量明細は発注伝票に使われます。これにより、ひとつの見積を使って、特定の顧客のための製品を購入したり、在庫のための製品を購入したりすることができます。
「提供数量」が選択されると、対応する項目が表示されます。
提供価格または利幅%を入力すると、見積依頼で入力した利幅%よりも優先されて、生成された受注伝票の価格決定に使われます。システムは、最高応答額と利幅%の加算または提供価格を使って、受注価格を作成します。

見積依頼タブに戻って、参加者として設定されている仕入先への応答依頼と応答用の空データを作成してください。
「作成 & 参加依頼」ボタンを押すとダイアログが表示されます。
「仕入先に見積依頼を送信」をチェックすると、この見積依頼に関するメールを参加者の仕入先に送信します。
OKボタンを押すと、処理が開始されます。
処理が完了すると、見積依頼応答が、見積依頼トピックで設定されている複数の仕入先のために作成されます。

○見積依頼応答

見積依頼応答は、それぞれの仕入先からの指定した製品に対する価格と数量です。見積依頼が「セルフサービス」として設定されている場合は、仕入先は、情報をウェブストアから入力することができます。
ウェブから応答を入力するには、仕入先はウェブストアへログインする必要があります。
仕入先がウェブストアにログインすると、仕入先は、見積依頼のメニューを選択できます。該当する項目を選択すると画面が表示されます。
ログインした仕入先が参加者に設定されている見積依頼と応答の制限がされていない見積依頼が表示されます。応答を作成したい見積依頼を選択すると、応答用の画面が表示されます。
仕入先は、製品の価格と割引および提供する数量を入力します。入力が終わったら、「送信」ボタンを押すと見積依頼応答が更新されます。

JavaアプリケーションのAdempiereから見積依頼応答を入力することもできます。
見積依頼応答を作成、編集するには、メインメニューから
購買管理 > 見積依頼応答
をクリックしてください。「見積依頼応答」ウィンドウが表示されます。
「見積依頼」で説明したように、見積依頼ウィンドウで「作成 & 参加依頼」ボタンを押すと、参加者のための見積依頼応答が作成されます。また、この見積依頼がすべての仕入先に対して応答を許可している場合は、新規に応答レコードを作成することができます。

○応答タブ
応答日付は、応答した日付を入力してください。
任意で、作業開始日、配送日数、作業完了日を入力してください。
ランキングの項目は、システムが管理する項目です。見積依頼ウィンドウで「応答をランク付け」ボタンを押したときに更新されます。
「参加依頼 & 督促」ボタンは、応答が完了していないことについて、仕入先に対してメールを送信します。
「選択された落札者」は、すべての応答を受け取ってランクを付けた後に、この仕入先の見積全体を決定した場合に選択してください。応答明細タブでも、「選択された落札者」を選択することができます。その場合は、見積は、複数の仕入先で分割されます。
応答明細タブの「選択された落札者」は、見積依頼ウィンドウの数量タブで「購買数量」がチェックされていた場合に選択されます。
応答タブの「選択された落札者」は、見積依頼ウィンドウの「見積依頼タイプ」が、「すべての明細を見積」または「選択された明細を見積」に設定されていた場合に選択されます。
「完了をチェック」ボタンは、この仕入先の応答が完了したときに押してください。システムは、応答が見積依頼タイプ(すべての明細を見積、合計見積のみ、選択された明細を見積)に適合しているかを確認します。

○応答明細タブ

応答明細タブに移動してください。
「見積依頼明細」の項目は、この明細の製品を表示する読み取り専用の項目です。
任意で、この製品の作業開始日、配送日数、作業完了日を入力できます。
説明とコメント/ヘルプの入力も任意です。
「選択された落札者」は、この製品に対するすべての応答を評価した後、明細のランクが1になった場合にチェックされます(例えば、価格が最良など)。
信頼性、配送などの理由で「選択された落札者」を変更することができます。

○応答数量タブ
応答数量タブでは、この製品のそれぞれの数量のための価格を更新します。
見積依頼応答明細の項目は、この見積で指定された製品を表示する表示専用の項目です。
見積依頼明細数量は、この見積の測定単位と数量を表示する表示専用の項目です。
価格と割り引き%の項目は、仕入先が選択した製品をこの数量で提供する場合の価格です。
ランキングの項目は、「応答をランク付け」処理で更新される、システムが管理する項目です。

すべての応答明細と数量が完了したら、応答タブに戻って「完了をチェック」ボタンを押してください。この処理は、応答が見積依頼タイプ(すべての明細を見積、合計見積のみ、選択された明細を見積)に適合しているかを確認して、この見積依頼応答が完了かどうかを決定します。
「完了をチェック」ボタンを押すとダイアログが表示され、OKボタンを押すと処理が開始されます。
「完了をチェック」ボタンで、ウィンドウの下部に「OK」と表示されると、自動で完了チェックボックスにチェックが入ります。「完了」がチェックされた応答のみが、ランク付けの処理に使われます。

○応答のランク付けと選択された落札者

すべての応答が入力されて、完了したら、見積依頼ウィンドウで「応答をランク付け」処理をしてください。
「応答をランク付け」ボタンを押すとメッセージダイアログが表示されます。
見積依頼応答ウィンドウに戻って、ツールバーの更新ボタンを押すと「ランキング」に数字が表示されます。「ランキング」の値は各応答数量のランキングの合計が表示されます。このランキングの値が最も小さい仕入先(応答)が見積全体の「選択された落札者」としてチェックされます。
また、見積依頼ウィンドウの数量タブでは、「最高応答額」が更新されます。

○見積依頼から注文を作成

落札者が決定していれば、見積依頼を基にして発注と受注を作成することができます。
見積依頼ウィンドウで、「発注を作成」ボタンを押すと、メッセージダイアログが表示されます。
この処理では、まず応答に「選択された落札者」が設定されているかをチェックします。データが見つかった場合は、その応答データが発注の作成に使われます。「選択された落札者」が設定されている応答がない場合は、それぞれの明細で、「選択された落札者」が設定されているデータが使われます。この方法では、複数の発注伝票が、「選択された落札者」に設定されいる仕入先ごとに生成されます。
「発注を作成」ボタンで発注が作成されるためには、「見積依頼」ウィンドウの「数量」タブで、「購買数量」がチェックされている必要があります。「数量」タブは、各明細(製品)ごとにレコードがあるので、複数の製品の発注を作成する場合は、すべての「数量」タブで「購買数量」をチェックしてください。

「応答をランク付け」処理をした場合は、「選択された落札者」は1つの仕入先が選択されます。これは「購買数量」で設定されている、すべての見積依頼数量のランクを加算して決定されます。ランクの合計が最も少ない仕入先が「選択された落札者」になります。各明細でのランクが1位の仕入先を基にして、複数の発注伝票を作成したい場合は、見積依頼応答タブの「選択された落札者」チェックボックスでチェックをはずしてください。

発注伝票が作成されると、ウィンドウの最下部にあるステータスバーに、作成された発注の数が表示されます。
作成された発注では、既存の価格リストにある価格ではなく、見積依頼応答の価格が使われます。
発注が作成されたら、このマニュアルに記載した方法で、発注伝票を処理してください。

見積依頼を基にして受注を作成することもできます。この機能で受注を作成すると、製品の価格が通常の価格リストではなく、見積依頼の情報を基にして作成されます。
受注を作成するには、見積依頼タブで販売先の取引先を指定する必要があります。
見積依頼タブで、取引先と取引先所在地を設定してください。
利幅%の入力は任意です。この値は、利幅%または提供価格が数量タブで設定されていなかった場合に、各製品の販売価格を計算するために使われます。
「受注を作成」ボタンを押すと、メッセージダイアログが表示されます。
作成された受注は、メインメニューの
販売管理 > 受注 > 受注
をクリックすると表示される、受注ウィンドウで見ることができます。
提供数量として設定されたそれぞれの見積依頼明細は、受注明細になります。数量タブで「提供額」が入力されている場合は、その金額が使われます。「利幅%」が入力されていると、最高応答額に利幅が加算されます。「提供額」や「利幅%」が設定されていないと、見積依頼タブで入力された「利幅%」が使われます。これらの値がすべて入力されていないと「最高応答額」の値が使われます。
処理が完了すると、見積依頼ウィンドウの「注文」の項目は、受注の伝票番号と日付で更新されます。
受注に関する詳しい情報は、販売管理のマニュアルを参照してください。

○見積依頼のレポート

見積依頼のレポートに関するレポートは、見積依頼への応答と、未回答の見積依頼への応答を表示する2つがあります。
回答済み見積依頼のレポートを実行するには、メインメニューの
購買管理 > 見積依頼応答
をクリックしてください。見積依頼応答のダイアログが表示されます。
「見積依頼トピック」は、レポートで表示したい見積依頼トピックを選択してください。
「見積依頼」は、レポートで表示したい見積依頼を選択してください。
有効で締め切られていない見積依頼が、レポートに使われます。この項目を空にしておくと、選択した見積依頼トピックの、すべての見積依頼がレポートに表示されます。
OKボタンを押すと処理が開始されてレポートが表示されます。
このレポートを使うことにより、見積依頼に対する応答を一覧で確認することができます。

未回答見積依頼のレポートは、未回答の見積依頼についてのデータを表示します。
メインメニューから
購買管理 > 未回答見積依頼
をクリックすると、レポートのパラーメーターを入力するダイアログが表示されます。
「見積依頼トピック」は、レポートで表示したい見積依頼トピックを選択してください。
「見積依頼」は、レポートで表示したい見積依頼を選択してください。
有効で締め切られていない見積依頼が、レポートに使われます。この項目を空にしておくと、選択した見積依頼トピックの、すべての見積依頼がレポートに表示されます。
「応答日付」の範囲を指定すると、指定した応答日付の範囲内の見積依頼応答だけが表示されます。
OKボタンを押すとレポートが生成されます。
このレポートを使うことにより、見積依頼に対する応答を一覧で確認することができます。

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