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購買管理(7ページ目)


7.受入確認

●受入確認

システムの設定によっては、製品が在庫として利用可能になる前に、受入確認が必要になります。
受入確認の処理では、仕入先が示した内容と実際に受け取ったものの違いを確認することができます。

○受入の伝票タイプ

確認の機能を利用するには、確認が必要な伝票タイプを設定します。
伝票タイプの作成または修正をするために、メインメニューの
成績分析 > 会計ルール > 伝票タイプ
をクリックしてください。「伝票タイプ」ウィンドウが表示されます。
レコードのリストからMM Receipt with Confirmation を選択して、レコードを詳細表示してください。
(名前の MM は、Material Management の意味です。AP は、Account Payable 、AR は Account Receivable です)
「出荷/受入確認」チェックボックスは、出荷または受入が確認を必要とするための設定です。(「梱包/品質保証確認」チェックボックスは、販売管理の出荷の時に使います)
受入処理の場合は、仕入先が通知した製品が実際に配送されて、受領したかを確認するため、受入確認が必要なことがあります。
また、受け取った製品の品質状態と数量を確認するための、品質保証確認を設定することも出来ます。
出荷されたものと受け取られたものに食い違いがある場合は、その差異に対して信用メモが生成されます。
出荷/受入確認や品質保証確認で、差異を解決する必要がある場合は、「差異の時に分割」チェックボックスを選択してください。このチェックボックスが選択されると、受入が処理されるときに、受入伝票が2つ作成されて、受入が議論中の状態になります。これにより、未解決の受入があった場合でも、確認済み数量だけを在庫として更新することが可能になります。「差異の時に分割」をチェックした場合は、「差異伝票」で作成される伝票のタイプを指定してください。

○受入 / 確認

確認が必要な受入伝票を作成した場合は、受入は、確認が「完了」になるまで完了にできません。
受入伝票の入力内容は、このマニュアルの1つ前の節で説明されたものと同じです。通常の受入との違いは、伝票を完了させようとしたときに、確認伝票が作成されて、受入が「処理中」状態に設定されることです。
伝票タイプの MM Receipt with Confirmation は、出荷/受入確認が必要な設定になっています。
受入ウィンドウの伝票アクションで「完了」を選択しても、伝票状態は「完了」ではなく「処理中」になります。この時、出荷/受入を参照している、伝票状態が草案の確認伝票が作成されます。ウィンドウの下にあるメッセージエリアには、出荷/受入確認が完了していないことを示すメッセージが表示されます。
確認伝票は、「確認を作成」ボタンで作成することも出来ます。「確認を作成」ボタンを押して確認を作成してください。作成した確認は、メインメニューの
製品管理 > 出荷/受入確認
で見ることができます。また、受入タブでツールバーの「関連するウィンドウを表示」ボタンから「出荷/受入確認」を押しても「出荷/受入確認」ウィンドウを表示できます。
確認を作成すると製品情報で「発注済み未納品数量」が増加します。
出荷/受入確認ウィンドウで伝票を完了させると、受入伝票を完了させることができるようになります。
受入ウィンドウの確認タブは、表示専用です。このタブで、受入明細のための完了した確認を表示することができますが、確認伝票の完了は、出荷/受入確認ウィンドウで行う必要があります。

明細タブに移動して数量を確認してください。
対象数量は、受入伝票で設定した製品の数量です。確認済み数量は、対象数量と同じ値が初期値になっています。実際に受け取った数量が、確認済み数量と異なる場合は、確認済み数量を更新してください。
確認済み数量を対象数量より少ない値に変更して、明細を保存すると、差異の項目が更新されます。
(数量に差異があると、物理在庫レコードが元の倉庫に作成されます。廃棄された数量があると、物理在庫レコードは対象(移動先)倉庫に作成されます)
確認タブに戻って、伝票を完了させてください。
「完了する」ボタンを押して、伝票アクションダイアログのOKボタンを押すと、伝票状態が完了になります。
確認済み数量を変更していると、出荷/受入を分割して出荷/受入確認が作成されたことを示すメッセージが表示されます。
これは、伝票タイプの設定で、「差異の時に分割」チェックボックスがチェックされているためです。
受入ウィンドウに戻って、伝票を完了させてください。受入を完了させると製品情報で利用可能数量と手持ち数量が増加します。

●確認数量に差異がある場合

信用メモは、出荷された数量と確認された数量の違いに対して作成されます。
確認されたものは、任意で利用可能在庫へ移動することができます。また、解決されるまで「議論中」として記録しておくことができます。この機能により、差異がすぐに解決されない場合に、正確な実際の在庫数を記録することができます。
最終的に差異が確認された場合、受け取られていない製品に対して信用メモが生成されます。
食い違いが解決したら、「関連するウィンドウを表示」ボタンで「出荷/受入確認」ウィンドウを表示してください。
受入ウィンドウと同じように、「議論中」チェックボックスがチェックされています。
明細タブに移動して、確認済み数量を更新してください。
元の確認伝票と違って、確認済み数量は0が初期値です。製品が届いたら、その数量で更新してください。
確認タブに戻って確認を完了させてください。「完了する」ボタンを押すと確認伝票が完了します。伝票状態が「完了」になります。
完了するとウィンドウの下部に、請求(信用メモ)が作成されたことを示すメッセージが表示されます。
信用メモを表示するには、仕入先請求ウィンドウを開いてください。
説明に、確認伝票の番号が自動で入力されます。伝票状態は草案になります。
この請求は、伝票アクションボタンで更新と処理が可能です。

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